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Rapport d'Audit des Comptes, 2003
ONG Terre Vivante
- Première Partie : Rapport d'audit des comptes au 31 décembre 2003
- Deuxième Partie : Rapports sur les procédures de contrôle interne
PREMIERE PARTIE :
RAPPORT D'AUDIT DES COMPTES
Cabinet Khairy
Tevragh Zeïna
Nouakchott - Mauritanie
BP 1281
Tél : 00222 525 23 53
Fax : 00222 525 23 53
Tél. P : 00222 643 50 12
E - mail : cabinet_khairy@yahoo.fr
Monsieur le Secrétaire exécutif
de TERRE VIVANTE (ONG)
Tél. 525 51 36 Fax 525 55 86
B.P. 1848
Nouakchott - Mauritanie
RAPPORT D'AUDIT POUR
L'EXERCICE CLOS LE 31 DECEMBRE 2003
Monsieur le Secrétaire exécutif,
En exécution de la mission d'audit qui nous a été confiée, nous avons l'honneur de vous présenter notre rapport sur les comptes de l'exercice clos à la date du 31 décembre 2003.
Nos travaux d'audit ont été effectués en accord avec les standards d'audit généralement admis.
Notre mission, eu égard aux normes et diligences requises en pareilles circonstances, a comporté les contrôles et vérifications que nous avons jugé nécessaires.
Les documents nécessaires à l'exécution de notre mission ont été mis à notre disposition.
Les détails des travaux et examens effectués sur chaque rubrique des états financiers se trouvent dans les pages qui suivent et font partie intégrante de notre rapport.
A l‘issue des travaux de révision, nous sommes d'avis que les états financiers sont sincères et réguliers et donnent une image fidèle du résultat de l'exercice écoulé ainsi que de la situation financière et du patrimoine de l'organisation.
Fait à Nouakchott, le 13 septembre 2004
Mohamed Lemine Ould Khairy
Expert - comptable
TERRE VIVANTE
BILAN AU 31/12/2003
EN OUGUIYA (UM)
| ACTIF | PASSIF | ||
|---|---|---|---|
| Immobilisations corporelles | 2 161 955 | Comptes de financements | 107 018 427 |
| Valeurs réalisables | 110 627 768 | Résultat de l'exercice (bénéfices) | 8 310 889,07 |
| Disponibilités | 8 339 659,07 | Dettes à court terme | 5 800 066 |
| TOTAL GENERAL | 121 129 382,07 | TOTAL GENERAL | 121 129 382,07 |
TERRE VIVANTE
COMPTE DE RESULTAT AU 31/12/2003
EN OUGUIYA (UM))
| DEBIT | CREDIT | ||
|---|---|---|---|
| Achats d’approvisionnements non stockés | 759 017 | Rémunérations de l’Organisation | 7 433 250 |
| Charges externes liées à l’investissement | 377 730 | Cotisations et dons | 3 653 744 |
| Charges externes liées à l’activité | 1 630 454,53 | Produits de séminaires | 5 125 105 |
| Frais de personnel | 2 851 624 | Autres produits | 504 000 |
| Charges financières | 2 759,40 | ||
| SOLDE CREDITEUR | 8 310 889,07 | ||
| TOTAL GENERAL | 16 716 099 | TOTAL GENERAL | 16 716 099 |
NOTES SUR LES ETATS FINANCIERS AU 31/12/2003
NOTE 1 : Activité de l’Organisation
L’association a pour but de lutter contre la pauvreté rurale, urbaine et périurbaine et ses corollaires en participant aux efforts de développement socio-économique du pays dans les domaines de la santé, du développement rural, de l’environnement, de l’assainissement, de l’eau et de la recherche.
Dans cette optique, ses objectifs sont les suivants :
- Appuyer les initiatives locales : renforcement des capacités programmatiques et institutionnelles de coordination d’associations des jeunes, de l’union des coopératives féminines…
- Initier des programmes de développement local décentralisés et participatifs basés sur l’équité du genre, le droit d’être entendu et la bonne gouvernance.
- Promouvoir le partenariat Nord – Sud et Sud-Sud basé sur les respects des valeurs humaines et l’échange d’expériences.
- Rappelons ici qu’il s’agit du premier exercice comptable de l’association ; mais il est de 18 mois.
NOTE 2 PRINCIPES COMPTABLES
Les principes comptables retenus par l’Association pour l’enregistrement comptable de ses transactions et la confection de ses états financiers sont les suivants :
- Les immobilisations sont comptabilisées à leur coût historique;
- Les créances sont comptabilisées dès leur acquisition et les dettes dès leur naissance indépendamment de leur date de paiement ;
- Les profits ne sont comptabilisés que lorsqu’ils sont réalisés (ce qui exclut les profits latents et occultes) tandis que les pertes sont constatées dès qu’elles peuvent trouver leur origine dans un événement dont la réalisation est probable.
- Les financements sont comptabilisés pour leur montant promis sur la base des accords de crédit,
- Les dépenses des projets financés sont comptabilisés dans des comptes de tiers.
NOTE 3 COMPTES DE FINANCEMENTS
| Comptes de financements promis | UM 106 049 927 |
| Subventions d’équipement | UM 968 500 |
| TOTAL | 107 018 427 |
Le détail des financements promis se présente comme suit :
| Financement INTERMON/ OXFAM (RKIZ) | 7 618 999 |
| Financement UNICEF (DAR NAIM NKTT) | 5 878 000 |
| AQUASSISTANCE (Beguemoun phase 2) | 7 952 000 |
| Financement SFPS (prévention sida NKTT ROSSO) | 5 031 000 |
| Aquassistance (Beguemoune phase 1) | 4 750 000 |
| Financement OXFAM (ROSSO phase 1) | 8 440 000 |
| Financement SECF NUTRICOM | 4 845 000 |
| PRISM ZOUERATE DON JAPONAIS | 18 782 928 |
| PROJET PASK (lutte contre la pauvreté) | 8 000 000 |
| SECOURS URGENCE AMBASSADE USA | 13 411 000 |
| Financement CNLS PREVENTION SIDA | 2 325 120 |
| Financement OXFAM (ROSSO, phase 2) | 6 705 920 |
| Financement USAID (prévention SIDA NKTT ROSSO) | 10 400 260 |
| Autres financements | 1 909 700 |
| TOTAL | 106 049 927 |
Contrôles effectués:
Nous avons vérifié ces financements sur la base des conventions de financements.
NOTE 4 IMMOBILISATIONS CORPORELLES UM 2 161 955
Le détail de cette rubrique est le suivant :
| Matériel audio-visuel | 395 455 |
| Matériel informatique | 1 287 000 |
| Matériel de bureau | 469 000 |
| Autres immobilisations | 10 500 |
| TOTAL | 2 161 955 |
Travaux d’Audit :
Nos travaux ont consisté à nous assurer que les acquisitions de l’exercice qui sont enregistrés dans cette rubrique correspondent effectivement à des immobilisations appartenant à l’ONG;
Les travaux effectués sur cette rubrique se résument ainsi qu’il suit :
- Vérification de la réalité des acquisitions de l’exercice en les pointant aux factures fournisseurs ;
- Vérification de la permanence des méthodes de comptabilisations des acquisitions d’un exercice à un autre.
Il y a lieu de noter ici que l’inventaire physique des immobilisations n’a pas été fait ; il est d’une importance capitale pour s’assurer de l’existence des biens figurant en comptabilité.
NOTE 5 VALEURS REALISABLES
Ce poste s’analyse ainsi : (31/12/ 20O3)
| Financements impayés | 26 019 561 |
| Dépenses sur financements projets | 83 151 707 |
| Avances et acomptes sur travaux (TRADIMA) | 1 300 000 |
| Avances sur salaires | 12 500 |
| Débiteurs divers | 144 000 |
| TOTAL | 110 627 768 |
a) Financements impayés
Ce solde traduit les montants non encore encaissés sur les conventions de financement.
b) Dépenses sur financements
Il s’agit des dépenses effectuées sur les différents projets qui ont bénéficié de financements.
Contrôles effectués :
Nous avons analysé les soldes de ces comptes au 31/12/2003 et examiné par sondages les pièces justificatives.
NOTE 6 VALEURS DISPONIBLES (31/12/ 2003)
| Banques | 7 971 796,07 |
| Caisses | 367 863 |
| TOTAL | 8 339 659,07 |
a) Banques
Nous avons validé ces comptes à partir des contrôles effectués sur les états de rapprochement bancaires et sur les relevés bancaires arrêtés au 31 décembre 2003.
b) Caisses
Nous avons validé ces comptes sur la base des inventaires physiques des caisses au 31 décembre 2003.
NOTE 7 DETTES A COURT TERME
Cette rubrique comprend les postes suivants : (31/12/2003)
| Créditeurs divers | 1 750 |
| Compte d’attente | 5 798 316 |
| TOTAL | 5 800 066 |
Contrôles effectués
Nous avons analysé les soldes de ces comptes au 31/12/2003 et examiné par sondages les pièces justificatives.
NOTE 8 RESULTATS DE L’EXERCICE
Le résultat net comptable à la clôture de l’exercice sous - revue s’établit à UM 8 310 889,07 (bénéfice).
Contrôles effectués
Nous avons analysé les comptes de charges et de produits au 31/12/2003 et examiné par sondages les pièces justificatives.
DEUXIEME PARTIE
:
RAPPORT SUR LES PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE
Cabinet Khairy
Tevragh Zeïna
Nouakchott - Mauritanie
BP 1281
Tél : 00222 525 23 53
Fax : 00222 525 23 53
Tél. P : 00222 643 50 12
E - mail : cabinet_khairy@yahoo.fr
Monsieur le Secrétaire exécutif
de TERRE VIVANTE (ONG)
Tél. 525 51 36 Fax 525 55 86
B.P. 1848
Nouakchott - Mauritanie
RAPPORT SUR LES PROCEDURES
DE CONTROLE INTERNE
Monsieur le Secrétaire exécutif
Au cours de la phase intérimaire de nos travaux d’audit, nous avons procédé à l’analyse du système de contrôle interne de l’ONG.
L’objectif de la revue des procédures consiste à formuler des recommandations constructives destinées à pallier les faiblesses décelées au cours de notre intervention en vue de l’amélioration des procédures administratives et comptables de TERRE VIVANTE.
Nous devons vous signaler que conformément aux normes de révision comptable généralement admises sur le plan international, notre examen s’appuie sur des sondages et ne constitue pas une revue exhaustive des opérations réalisées par votre organisation au cours de l’exercice écoulé. Partant, il ne vise pas à révéler toutes les anomalies et fraudes, notamment celles qui ne sont couvertes par nos sondages du fait de leur faible matérialité. Néanmoins, nous porterons à votre connaissance toutes les anomalies et fraudes que nous aurons relevé lors de nos contrôles.
Nous devons rappeler que la Direction de l’Organisation a l’entière responsabilité de la mise en place du fonctionnement du système de contrôle interne dont elle doit évaluer l’opportunité et l’efficacité dans le cadre de sa mission de gestion de l’Organisation.
L’objectif assigné à un système de contrôle interne est de donner à la Direction une assurance raisonnable mais non absolue que les actifs de l’Organisation sont suffisamment protégés contre toute utilisation non autorisée ou frauduleuse; et que les opérations sont exécutées conformément à ses instructions et comptabilisées correctement pour permettre à la préparation d’états financiers réguliers et sincères.
A l’issue de nos tests sur les procédures, nous avons relevé les faiblesses suivantes et proposé des recommandations pour y remédier.
Fait à Nouakchott, le 13 septembre 2004
MOHAMED LEMINE OULD KHAIRY
EXPERT - COMPTABLE
FAIBLESSES ET RECOMMANDATIONS
1. AMORTISSEMENTS
Les amortissements ne sont pas pratiqués sur les immobilisations.
Recommandation 1
Bien que l’association ne poursuive pas un but lucratif, il serait bon de constater les amortissements afin de procéder au moment opportun au remplacement des immobilisations entièrement amorties.
2. RETENUES D’ ITS ET DE LA CNSS
Les retenues sur salaires de l’impôt sur les traitements et salaires (ITS) et des cotisations de sécurité sociales (CNSS) ne sont pas opérées sur la paye du personnel.
Recommandation 2
Ces retenues doivent être effectuées afin de ne pas exposer l’association à des risques de redressements de la part des services fiscaux et de la caisse nationale de sécurité sociale.
3. STATUT DE L’ORGANISATION (ONG)
L’article 12 du statut de l’ONG stipule que l’assemblée générale se réunit une fois tous les 3 ans ;
L’article 15 dudit statut stipule que le conseil d’administration se réunit au moins une fois par an.
Dans ces conditions, ces instances ne pourront pas remplir convenablement et dans les délais requis leur mission de définition des grandes orientations et de contrôle.
L’article 17 dispose que : « Un auditeur externe choisi par le conseil d’administration suit et apprécie la régularité de la gestion financière du patrimoine de l’association et rend compte de ses travaux au conseil d’administration. »
Recommandations
L’assemblée générale doit se réunir au moins une fois par an.
Ledit article pourrait être formulé comme suit : « l’assemblée générale se réunit au moins une fois par an et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la clôture de l’exercice et autant de fois qu’elle le juge nécessaire. Elle entend le rapport du commissaire aux comptes et l’approuve le cas échéant, décide de l’affectation des résultats de l’association, donne quitus au conseil d’administration pour sa gestion. »
L’article 15 pourrait être libellé ainsi : « le conseil d’administration est investi de tous les pouvoirs pour orienter, impulser et contrôler les activités de l’association. Il doit se réunir au moins deux fois par an sur convocation de son Président ou sur demande du quart de ses membres ; il peut être réuni en conseil d’administration extraordinaire à la requête de son Président.»
L’article 16 pourrait être formulé ainsi :
« Il convoque les assemblées des adhérents, fixe leur ordre du jour, arrête les termes de résolutions à leur soumettre et ceux du rapport à leur présenter sur ces résolutions.
Il doit notamment présenter à l’assemblée générale ordinaire annuelle un rapport de gestion sur l’exercice et sur les perspectives d’avenir. Il examine et adopte le budget.
Il statut au cours de ses sessions sur les nouvelles demandes d’adhésion et sur les cas de radiation et de démission et en informe l’Assemblée générale au cours de sa prochaine session.»
Dans sa mission, le conseil d’administration est assisté par un comité restreint dénommé « comité de gestion » désignée en son sein et à qui il délègue les pouvoirs nécessaires pour le contrôle et le suivi permanent de ses directives. »
L’article 17 pourrait être libellé comme suit : « il est désigné par l’assemblée générale un commissaire aux comptes qui a pour mandat de vérifier les livres, les caisses et les valeurs de l’association et de contrôler la sincérité des inventaires, des bilans et des comptes.
A cet effet, il peut opérer à tout moment les vérifications et les contrôles qu’il juge opportuns et fait rapport à l’assemblée générale. »